Ya sea que sea un gerente nuevo, un propietario de negocio experimentado o que esté comenzando a crear su propia startup, celebrar reuniones efectivas y eficientes es vital para la eficacia, la eficiencia y el éxito de su organización.
Una cosa en la que la mayoría de los expertos están de acuerdo es que la eficiencia proviene del enfoque, una dirección clara para la reunión que todos conocen y que puede usarse para mantener a todos encaminados y en sintonía. Esto significa, primero que nada, establecer una agenda clara para su reunión. Usted, como coordinador de la reunión, puede decidir cómo se comunica la agenda; pero es necesario comunicarlo. En el caso de conversaciones tangenciales, probablemente sea más útil escribirlo en una pizarra visible o en un folleto para que todos puedan encontrar fácilmente el camino de regreso a la dirección original de la reunión.
Esto no significa que la reunión deba orientarse hacia un objetivo exclusivamente; sin embargo, lo mejor para las capacidades creativas y la gestión del tiempo es no organizar una reunión con demasiados objetivos o problemas importantes por resolver. Todo el mundo sólo necesita saber cuál es el objetivo de la reunión, cómo va a empezar, cómo va a terminar y qué está y qué no está sobre la mesa. Por supuesto, hay cierto margen de maniobra, por ejemplo si desea establecer un momento para una discusión abierta en un esfuerzo por fomentar la creatividad o para asegurarse de que no se pase nada por alto; pero, ponga la discusión libre en la agenda. Probablemente sea mejor poner esta discusión al comienzo de la reunión para que el resto de la reunión no se descarrile, sino discusiones adicionales y para que la gente no se canse de las otras discusiones y se sienta poco dispuesta o incapaz de hacerlo. mencione algo que pueda ser importante.
Independientemente de lo que decidas hacer, planifícalo y haz lo mejor que puedas para cumplirlo. la gente sentirá que puede confiar en usted y en la estructura de la reunión; sabrán cuándo pueden sacar a relucir qué y no habrá la ansiedad y el pesimismo que pueden surgir con una reunión aparentemente abierta.
Además, en aras de la eficiencia y la confiabilidad, establezca una hora de inicio y una hora de finalización y haga todo lo posible para cumplirlas. Esto, al igual que su agenda clara, es una forma de eliminar la ansiedad y lo desconocido que provoca temor y que puede surgir de reuniones que nunca tienen un comienzo claro o que siguen y siguen sin terminar a la vista. Los expertos de Forbes y The New York Times afirman que es más probable que esto garantice la asistencia y participación en sus reuniones. Las personas sabrán que pueden confiar en que sus reuniones serán lo que se supone que deben ser, sabrán que pueden planificar sus horarios en función de ellas y que no sentirán que pierden el tiempo asistiendo. Esto es importante tanto para la asistencia a sus reuniones como para la probabilidad y calidad de la participación en sus reuniones. Puedo decir por experiencia que cuando he asistido a reuniones en las que parece que no hay un final a la vista, me distraigo más en cuándo y cómo voy a salir de allí que en contribuir o sacar algo de ahí. , la conversación en cuestión.
Haga esfuerzos para minimizar las distracciones. Esto puede hacerte sentir como el malo, pero también puedo decirte por experiencia que las reuniones que comienzan con (en lugar de terminar con) comida o bebida, así como las reuniones en las que los dispositivos no están exclusivamente prohibidos, son reuniones en las que estoy Es más probable que me distraiga y esté mucho menos involucrado de lo que debería. Parte de su agenda debe incluir refrigerios si estos van a ser parte de su reunión. Debe haber un tiempo específico para tomar refrigerios y un tiempo específico para tener la reunión. Es una cualidad atractiva que una reunión de negocios incluya la cena, por ejemplo, pero es necesario que haya una distinción clara entre la hora de comer y la hora de la reunión. Si tiene comida primero, establezca la agenda que dicte que la comida suceda de ahora en adelante y que la reunión comience puntualmente cuando sea. Alternativamente, trate de guardar comida y otros refrigerios para después de la reunión, tal vez como recompensa por la participación y asistencia. Disfruté mucho trabajando para la empresa que proporcionaba bebidas alcohólicas y pizza al comienzo de cada reunión; pero cuanto más borracho y lleno estaba, menos atención tenía que prestar al asunto que tenía entre manos. Del mismo modo, desalentar el uso del dispositivo a menos que sea con el propósito exclusivo de tomar notas maximizará la atención que obtendrá de los asistentes a su reunión. Todo esto también debería fomentarse aún más para crear un tiempo de reunión conciso y estructurado que no dure demasiado y que también dure exactamente el tiempo que usted diga.
Finalmente, finalice la reunión con notas positivas y prácticas. La positividad se puede incorporar destacando a los empleados del mes o los esfuerzos exitosos del equipo que se han producido últimamente. Los momentos de acción pueden significar resumir lo que se ha cubierto y discutir cómo se deben implementar nuevas políticas, qué mejoras se espera ver, cómo se puede introducir una mejor colaboración o prácticas más eficientes, etc. Esto reenfocará a cualquiera que se esté desvaneciendo lentamente hacia el final de la reunión y le dará a la reunión un momento distintivo que diga “es por eso que estamos aquí y esto es lo que debe suceder a continuación”. Y más allá de eso, manténgase al tanto de los momentos procesables y haga un seguimiento con su equipo para ver cómo se están manejando las implementaciones, mejoras o cambios, si están teniendo éxito y si hay algún problema que deba solucionarse. Nada desmotivará a sus empleados a la hora de asistir y participar en sus reuniones que el hecho de que parezca que no se produce ningún efecto real de ellas. No espere que sólo porque diga algo en una sala llena de gente una vez, se solucione de inmediato y sin problemas; El control posterior también garantizará que los esfuerzos diarios para implementar su(s) plan(es) funcionen a un nivel logístico y realista para su equipo. No querrás que los problemas con una nueva estrategia se agraven durante un mes o el tiempo que dure hasta tu próxima reunión; eso sólo crea más problemas cuando intentas resolver los que ya existen.
Ya sea que sea un gerente nuevo, un propietario de negocio experimentado o que esté comenzando a crear su propia startup, celebrar reuniones efectivas y eficientes es vital para la eficacia, la eficiencia y el éxito de su organización.
Una cosa en la que la mayoría de los expertos están de acuerdo es que la eficiencia proviene del enfoque, una dirección clara para la reunión que todos conocen y que puede usarse para mantener a todos encaminados y en sintonía. Esto significa, primero que nada, establecer una agenda clara para su reunión. Usted, como coordinador de la reunión, puede decidir cómo se comunica la agenda; pero es necesario comunicarlo. En el caso de conversaciones tangenciales, probablemente sea más útil escribirlo en una pizarra visible o en un folleto para que todos puedan encontrar fácilmente el camino de regreso a la dirección original de la reunión.
Esto no significa que la reunión deba orientarse hacia un objetivo exclusivamente; sin embargo, lo mejor para las capacidades creativas y la gestión del tiempo es no organizar una reunión con demasiados objetivos o problemas importantes por resolver. Todo el mundo sólo necesita saber cuál es el objetivo de la reunión, cómo va a empezar, cómo va a terminar y qué está y qué no está sobre la mesa. Por supuesto, hay cierto margen de maniobra, por ejemplo si desea establecer un momento para una discusión abierta en un esfuerzo por fomentar la creatividad o para asegurarse de que no se pase nada por alto; pero, ponga la discusión libre en la agenda. Probablemente sea mejor poner esta discusión al comienzo de la reunión para que el resto de la reunión no se descarrile, sino discusiones adicionales y para que la gente no se canse de las otras discusiones y se sienta poco dispuesta o incapaz de hacerlo. mencione algo que pueda ser importante.
Independientemente de lo que decidas hacer, planifícalo y haz lo mejor que puedas para cumplirlo. la gente sentirá que puede confiar en usted y en la estructura de la reunión; sabrán cuándo pueden sacar a relucir qué y no habrá la ansiedad y el pesimismo que pueden surgir con una reunión aparentemente abierta.
Además, en aras de la eficiencia y la confiabilidad, establezca una hora de inicio y una hora de finalización y haga todo lo posible para cumplirlas. Esto, al igual que su agenda clara, es una forma de eliminar la ansiedad y lo desconocido que provoca temor y que puede surgir de reuniones que nunca tienen un comienzo claro o que siguen y siguen sin terminar a la vista. Los expertos de Forbes y The New York Times afirman que es más probable que esto garantice la asistencia y participación en sus reuniones. Las personas sabrán que pueden confiar en que sus reuniones serán lo que se supone que deben ser, sabrán que pueden planificar sus horarios en función de ellas y que no sentirán que pierden el tiempo asistiendo. Esto es importante tanto para la asistencia a sus reuniones como para la probabilidad y calidad de la participación en sus reuniones. Puedo decir por experiencia que cuando he asistido a reuniones en las que parece que no hay un final a la vista, me distraigo más en cuándo y cómo voy a salir de allí que en contribuir o sacar algo de ahí. , la conversación en cuestión.
Haga esfuerzos para minimizar las distracciones. Esto puede hacerte sentir como el malo, pero también puedo decirte por experiencia que las reuniones que comienzan con (en lugar de terminar con) comida o bebida, así como las reuniones en las que los dispositivos no están exclusivamente prohibidos, son reuniones en las que estoy Es más probable que me distraiga y esté mucho menos involucrado de lo que debería. Parte de su agenda debe incluir refrigerios si estos van a ser parte de su reunión. Debe haber un tiempo específico para tomar refrigerios y un tiempo específico para tener la reunión. Es una cualidad atractiva que una reunión de negocios incluya la cena, por ejemplo, pero es necesario que haya una distinción clara entre la hora de comer y la hora de la reunión. Si tiene comida primero, establezca la agenda que dicte que la comida suceda de ahora en adelante y que la reunión comience puntualmente cuando sea. Alternativamente, trate de guardar comida y otros refrigerios para después de la reunión, tal vez como recompensa por la participación y asistencia. Disfruté mucho trabajando para la empresa que proporcionaba bebidas alcohólicas y pizza al comienzo de cada reunión; pero cuanto más borracho y lleno estaba, menos atención tenía que prestar al asunto que tenía entre manos. Del mismo modo, desalentar el uso del dispositivo a menos que sea con el propósito exclusivo de tomar notas maximizará la atención que obtendrá de los asistentes a su reunión. Todo esto también debería fomentarse aún más para crear un tiempo de reunión conciso y estructurado que no dure demasiado y que también dure exactamente el tiempo que usted diga.
Finalmente, finalice la reunión con notas positivas y prácticas. La positividad se puede incorporar destacando a los empleados del mes o los esfuerzos exitosos del equipo que se han producido últimamente. Los momentos de acción pueden significar resumir lo que se ha cubierto y discutir cómo se deben implementar nuevas políticas, qué mejoras se espera ver, cómo se puede introducir una mejor colaboración o prácticas más eficientes, etc. Esto reenfocará a cualquiera que se esté desvaneciendo lentamente hacia el final de la reunión y le dará a la reunión un momento distintivo que diga “es por eso que estamos aquí y esto es lo que debe suceder a continuación”. Y más allá de eso, manténgase al tanto de los momentos procesables y haga un seguimiento con su equipo para ver cómo se están manejando las implementaciones, mejoras o cambios, si están teniendo éxito y si hay algún problema que deba solucionarse. Nada desmotivará a sus empleados a la hora de asistir y participar en sus reuniones que el hecho de que parezca que no se produce ningún efecto real de ellas. No espere que sólo porque diga algo en una sala llena de gente una vez, se solucione de inmediato y sin problemas; El control posterior también garantizará que los esfuerzos diarios para implementar su(s) plan(es) funcionen a un nivel logístico y realista para su equipo. No querrás que los problemas con una nueva estrategia se agraven durante un mes o el tiempo que dure hasta tu próxima reunión; eso sólo crea más problemas cuando intentas resolver los que ya existen.